L'état des lieux d'entrée est une étape indispensable lors d'une location. Ce document détaillé décrit l'état du logement au moment de l'entrée du locataire. En 2025, la réglementation impose des éléments obligatoires pour garantir sa validité et éviter les litiges.
Les éléments obligatoires d'un état des lieux d'entrée
La loi Alur et le décret n°2016-382 du 30 mars 2016 définissent précisément les mentions devant figurer dans un état des lieux d'entrée. Ce document, annexé au contrat de bail, doit respecter un formalisme strict pour être valable juridiquement.
Les mentions obligatoires selon la loi
L'état des lieux d'entrée doit comporter 10 éléments indispensables :
- La nature du document : la mention "état des lieux d'entrée" doit apparaître clairement
- La date exacte de réalisation
- L'adresse complète du logement concerné
- L'identité et l'adresse du bailleur (personne physique ou morale)
- L'identité du locataire
- Les coordonnées des mandataires éventuels (agence immobilière, huissier)
- La description détaillée de chaque pièce (sols, murs, plafonds, équipements)
- L'inventaire précis des clés et badges remis
- Les relevés des compteurs individuels (eau, électricité, gaz)
- Les signatures des parties
Description détaillée des équipements
Pour chaque pièce du logement, le document doit détailler l'état :
- Des revêtements (sols, murs, plafonds)
- Des menuiseries (portes, fenêtres, volets)
- Des équipements sanitaires et de chauffage
- Des installations électriques
- Du mobilier pour une location meublée
Validation du document
L'état des lieux doit être établi en autant d'exemplaires que de parties. Les signatures du bailleur et du locataire (ou de leurs mandataires) doivent figurer sur chaque page. La prise de photos, bien que non obligatoire, est fortement recommandée pour compléter les descriptions écrites.
Comment effectuer l'état des lieux étape par étape ?
La réalisation d'un état des lieux d'entrée nécessite une méthodologie rigoureuse et une organisation minutieuse pour garantir un document complet et opposable. Le propriétaire et le locataire doivent suivre plusieurs étapes chronologiques pour établir ce constat.
Préparation de l'état des lieux
Le bailleur doit fixer un rendez-vous avec le locataire au minimum 48h à l'avance. Il vérifie que l'électricité est activée pour assurer une bonne visibilité. Il prépare l'ensemble des clés (logement, cave, boîte aux lettres, garage) et s'assure d'avoir accès aux compteurs. Le document type d'état des lieux doit être imprimé en deux exemplaires.
Inspection méthodique pièce par pièce
L'examen débute par l'entrée puis se poursuit dans chaque pièce en suivant un ordre logique. Pour chaque espace, l'inspection commence par le sol, puis les murs, le plafond et enfin les équipements fixes. Les formulations doivent être précises : "parquet en chêne avec rayures superficielles", "peinture murale blanche écaillée sur 10 cm²", "radiateur en fonte blanc en état de marche".
Relevé des équipements techniques
Les compteurs d'eau, de gaz et d'électricité font l'objet de relevés détaillés des index. Le fonctionnement des installations est testé : robinetterie, chasse d'eau, prises électriques, chauffage, volets, serrures. Les anomalies sont consignées : "joint de baignoire noirci", "prise murale déboîtée".
Documentation photographique
La prise de photos est vivement recommandée, notamment pour les défauts constatés. Les clichés sont datés et numérotés, puis annexés au document. Un minimum de 15-20 photos est conseillé pour un logement standard.
Finalisation du document
Le propriétaire et le locataire relisent ensemble le document, vérifient l'exactitude des informations et ajoutent d'éventuelles observations. Les deux parties apposent leur signature sur chaque page et sur les annexes. Chacun conserve un exemplaire original de l'état des lieux d'entrée.
Les cas particuliers et situations spécifiques
L'état des lieux d'entrée peut présenter plusieurs cas particuliers nécessitant une adaptation de la procédure standard. Voici un tour d'horizon des situations les plus fréquentes et leurs modalités de gestion.
Location meublée : inventaire détaillé obligatoire
Pour une location meublée, le document doit contenir un inventaire exhaustif et détaillé des meubles présents. La description doit mentionner l'état d'usage, les marques, les modèles et les éventuelles dégradations de chaque meuble. Un mobilier minimum est imposé par la loi : lit, table, sièges, rangements, luminaires, matériel d'entretien, équipement de cuisine.
Absence d'une partie lors de l'état des lieux
En cas d'impossibilité d'être présent, le propriétaire ou le locataire peut mandater un représentant via une procuration écrite. Le mandataire doit disposer du document original signé autorisant à procéder à l'état des lieux et à signer en son nom. La procuration doit mentionner les coordonnées complètes des deux parties et la date de l'état des lieux.
Recours à un huissier de justice
L'intervention d'un huissier devient nécessaire en cas de refus de signature ou de désaccord majeur. Les tarifs 2025 sont réglementés : 159,48€ HT pour un logement de moins de 50 m², 186,06€ HT entre 50 et 150 m², et 212,64€ HT au-delà. Ces frais sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire.
Contestation et modification ultérieure
Le locataire dispose de 10 jours pour demander la modification de l'état des lieux concernant des éléments non visibles lors de la visite. Pour les équipements de chauffage, ce délai s'étend au premier mois de la période de chauffe. La demande doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception.
Résolution des litiges
En cas de désaccord persistant, les parties peuvent saisir la Commission Départementale de Conciliation avant toute action en justice. Cette procédure gratuite permet souvent de trouver un accord amiable. À défaut de conciliation, le tribunal judiciaire devient compétent pour trancher le litige.
Conseils et bonnes pratiques pour éviter les litiges
Pour minimiser les risques de désaccords lors de l'état des lieux de sortie et garantir une restitution sans encombre du dépôt de garantie, plusieurs recommandations doivent être suivies méticuleusement pendant l'état des lieux d'entrée.
Documentation photographique exhaustive
La réalisation de photographies datées constitue un élément de preuve déterminant. Il est recommandé de photographier chaque pièce sous plusieurs angles, avec des gros plans sur les éventuels défauts préexistants. Les clichés doivent être conservés numériquement et joints au document d'état des lieux.
Vérification approfondie des équipements techniques
Le contrôle minutieux des installations techniques permet d'éviter les mauvaises surprises :
- Test de tous les points électriques : prises, interrupteurs, luminaires
- Vérification de la VMC et des bouches d'aération
- Contrôle du système de chauffage pièce par pièce
- Essai de la robinetterie et recherche de fuites éventuelles
Relevé précis des compteurs
Les index des compteurs (eau, électricité, gaz) doivent être relevés avec exactitude et photographiés. Ces informations sont indispensables pour la régularisation des charges à la sortie.
Procédure en cas de litige
En cas de désaccord lors de l'état des lieux de sortie concernant la retenue sur le dépôt de garantie, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation. Ce Service gratuit permet une médiation entre les parties avant toute procédure judiciaire. Le délai de saisine est de 3 mois après la restitution des clés.
Conseils pratiques complémentaires
La description des défauts doit être objective et précise, en évitant les termes vagues. Pour les équipements, noter les marques et références permet d'éviter les substitutions. Un document clair et détaillé constitue la meilleure protection contre les contentieux ultérieurs.
Ce qu'il faut retenir sur l'état des lieux d'entrée
Les nouvelles technologies facilitent désormais la réalisation des états des lieux avec des applications mobiles et la signature électronique. La dématérialisation des documents et l'utilisation de photos numériques datées améliorent la précision et la conservation des preuves. La tendance est aussi à la standardisation des formulaires pour harmoniser les pratiques.
